Haaste: Helsinki, joka on yksi maamme vetovoimaisin matkakohde koordinoi kaupunginhallinnon Matkailu- ja Matkailuorganisaatio. Toiminnalliset vastuut on jaettu useiden henkilöiden kesken kaupungin eri osastojen kesken. Matkustukseen liittyvät tiedot ovat kuitenkin edelleen hajallaan useissa alustoissa ja eri formaateissa, eikä niitä ole standardoitu. Tällä hetkellä tehokkain tapa hallita ja jakaa näitä tietoja on Excel-laskentataulukot.
Ratkaisu: Toukokuussa 2023 lanseerattiin räätälöity DataLokki-ohjelmistoratkaisu, joka on rakennettu BisLenz-alustalle.
DataLokin ensisijainen tarkoitus oli luoda ympäristö, jossa kaikki matkailuun liittyvä data voidaan kerätä, järjestää, visualisoida ja jakaa – ei vain kaupungin organisaation sisällä, vaan myös muiden sidosryhmien kanssa.
Erilaisten matkustustietojen kerääminen edellytti useita integraatioita ja erillisiä menetelmiä. Integraatioita tehtiin julkisiin tietolähteisiin, kuten stats.fi:n, Helsingin kaupungin tapahtumatietokantaan sekä digitaalisten alustojen, kuten Matomoon ja Facebookiin. Manuaaliset tiedonsyöttölomakkeet korvasivat lukuisat Excel-tiedostot, joihin tallennettiin sellaista tietoa, joka ei ole suoraan digitaalisessa muodossa. Lisäksi matkailijoilta kerättiin kokemustietoja kyselytyökaluilla.
Tämän valtavan tietomäärän järjestäminen johti jäsenneltyyn teemapohjaiseen valikkoon ja noin 50 erilaiseen dashboardiin kaikkien kerättyjen tietojen visualisoimiseksi.
Tiedon jakaminen tapahtuu julkaisemalla tärkeimmät mittarit julkisella hallintapaneelilla osoitteessa hel.fi. Helsingin Tekijät-verkoston alaisuudessa koordinoidaan pääkaupunkiseudun aktiivisimpia matkailuorganisaatioita. Verkon jäsenillä on pääsy merkittävään osaan tallennetuista tiedoista.
DataLokin kehittäminen on ollut kuin seikkailu – jatkuvasti uusien haasteiden ja tutkimattomien asioiden kohtaamista. Joskus ideat eivät ole toteutuneet sellaisenaan, vaan ne ovat vaatineet vaihtoehtoisia lähestymistapoja. Pienelle organisaatiolle tällainen projekti oli erittäin haastava, se kuitenkin saatiin vietyä hienosti maaliin DataLokin tarjoaman innovatiivisen ja ketterän lähestymistavan avulla.
Kuva: Kari Ylitalo
