Haaste: Helsinki on yksi maamme vetovoimaisimmista matkailukohteista. Matkailun kehittämistä kaupungissa koordinoi kaupunginkanslian elinkeino-osaston matkailu ja kohdepalvelut -yksikkö. Toiminnalliset vastuut on jaettu useiden henkilöiden kesken kaupungin eri osastojen kesken. Matkustukseen liittyvät tiedot ovat kuitenkin edelleen hajallaan useissa alustoissa ja eri formaateissa, eikä niitä ole standardoitu. Aikoinaan tehokkain tapa hallita ja jakaa näitä tietoja olivat Excel-laskentataulukot.
Ratkaisu: Toukokuussa 2023 lanseerattiin räätälöity DataLokki – Helsinki Destination Insights -ohjelmistoratkaisu, joka on rakennettu BisLenz-alustalle.
DataLokin ensisijainen tarkoitus oli luoda ympäristö, jossa kaikki matkailuun liittyvä data voidaan kerätä, järjestää, visualisoida ja jakaa – ei vain kaupungin organisaation sisällä, vaan myös muiden sidosryhmien kanssa.
Erilaisten matkailu- ja tapahtumatietojen kerääminen edellytti useita integraatioita ja erillisiä menetelmiä. Integraatioita tehtiin julkisiin tietolähteisiin, kuten Tilastokeskukseen, Helsingin kaupungin tapahtumatietokantaan sekä digitaaliisiin kanaviin, kuten Matomoon ja Facebookiin. BisLenz-tiedonsyöttölomakkeilla korvattiin Excel-pohjaista tiedonkeruuta eri lähteistä, joista dataa ei muulla tavoin ole saatavissa. Lisäksi matkailijoilta kerättiin kokemustietoja kyselytyökaluilla.
Tämän valtavan tietomäärän järjestäminen johti jäsenneltyyn teemapohjaiseen valikkoon ja noin 50 erilaiseen dashboardiin kaikkien kerättyjen tietojen visualisoimiseksi.
Tiedon jakaminen tapahtuu julkaisemalla tärkeimmät mittarit julkisella hallintapaneelilla osoitteessa hel.fi/datalokki. Helsingin Tekijät-verkostossa koordinoidaan yhteistyötä pääkaupunkiseudun aktiivisimpien matkailuyritysten kanssa. Verkon jäsenillä on ekslusiivinen pääsy merkittävään osaan tallennetuista tiedoista.
DataLokin kehittäminen on ollut kuin seikkailu – jatkuvasti uusien haasteiden ja tutkimattomien asioiden kohtaamista. Joskus ideat eivät ole toteutuneet sellaisenaan, vaan ne ovat vaatineet vaihtoehtoisia lähestymistapoja. Pienelle organisaatiolle tällainen projekti oli erittäin haastava, se kuitenkin saatiin vietyä hienosti maaliin DataLokin tarjoaman innovatiivisen ja ketterän lähestymistavan avulla.
Tutustu DataLokkiin hel.fi-sivun kautta (linkki sivulle avautuu uuteen välilehteen)!
Kuva: Kari Ylitalo
